うんよう女子

年収360万円からの投資のあれこれ。

定時で仕事を切り上げるために今すぐできること

うまるとみんな

みなさまおはようございます、熊猫です。

 

この前月曜日から友達の家でタコパやりました。早めに仕事を切り上げて友達の家に行きたかったのですが、その日は普段より超絶忙しくてとても疲れながらもなんとか定時に仕事を切り上げました。

 

いつもならご機嫌で友達の子供と遊びまくるのに、疲れすぎて対応が雑だったのを子供に見透かされて泣かれちゃいました・・・うう、ごめんよ、嫌いじゃないの、ただ仕事で疲れてて君の元気さについてけなっかったのぉぉぉ!!

 

子育てしながら仕事して毎日早めに帰っているママさん、パパさん本当に偉いなって思いました。

 

普段から仕事は定時でさっくり帰ることを目標にしてますが、主な理由としては以下の5つがあります。

 

1だらだら仕事したくない

2残業代を申請するのが面倒だ

3帰りの電車の本数が少ない

4鍵当番の人の「早く帰りたい」というプレッシャーが半端ない

5定時のあとの30分は原則休憩(←実質ただ働き30分がある)

 

残業しないぞ!といっても人がいないとか、納期がある、という人はむずかしいかもしれませんが熊猫は事務職の会社員ですのである程度仕事のやりくりが出来るという前提でお話しします・・・ご了承ください。

 

定時で切り上げるコツ

1.文具を断捨離せよ!ボールペンは2色まで、蛍光ペンを入れても4本まで

2.よく無くすものは定位置をつくる

3.A4用紙にやることを書き出す

4.未処理、パス、処理済みの書類と分類していく

5.パソコンのデスクトップのフォルダは分類

6.パソコンがサクサク動くようにデータも断捨離

7.ショートカットキーをマスターせよ。

 

1.文具を断捨離せよ!ボールペンは2色まで、蛍光ペンを入れても4本まで

あなたのペン立てには何本ペンがありますか?

人から貰ったボールペンとか、旅行先でかったキティちゃんのご当地ペンとか沢山はいってませんか?

ペンが沢山あると、一回ずつ蛍光ペンどこかな?とガサガサ探さなくてはいけません。

 

たった数秒の差でもペンを探している途中で電話がかかってきたり、上司に呼ばれたりしてさらに仕事が進まなくなります。

 

他にも不要な文具を沢山持っていれば今すぐよく使うペンを4本に絞って残りは輪ゴムでまとめて引き出しの奥に追いやってください。

ペンが壊れたら引き出しの奥から補充すればいいですからね。

 

これであなたは「忙しい中何本もあるペンからどれを使うか選択して、取り出す」という作業を効率化できました。

また机の引き出しの中に使っていない文具などがたくさんあれば思い切って捨ててください。

探し物が出てきたときに全部ひっくり返したりする手間がなくなります。

 

2.よく無くすものは定位置をつくる

私の場合は30cm定規をよく無くしてしまっていましたが、ペン立てに立てられるように折りたたみタイプの定規を購入しました。

これならポイッとどこかに定規をおいてどこかになくすこともなく、使ったらペン立てに戻せるので定規を探す時間がなくなりました。 

クツワ HiLiNE 折り畳みアルミ定規 XS31BL ブルー

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3.A4用紙にやることを書き出す

たまに手帳にやることリストを書き出しているひともいますが・・・・私の場合はA4用紙の裏紙にやることを書き出しています。

 

裏紙なので容赦なくメモが掛けるのと紙が薄っぺらいので上から文書を重ねるときに邪魔にならないからです。

分厚い手帳だといちいち手帳をどけて、書類を広げる・・・という作業がいりますが、文書をチェックする、終わったら処理済みBOXに書類を移動させる、すると次にやることがA4の紙に書いてあるので次の作業にスムーズに取りかかれます。

 

また書き出すことで忘れてしまうこともないし、覚えておく、というストレスからも解放されます。

 

原則その日にやることはA41ページにすべて書き出し、終わったら取消戦を引いていきます。取り消し線を引く作業は意外と快感です、やってみてください。

 

急な上司の指示もA4の紙を常にデスクにしいてあるので、さっと書き取れます。

いうなれば、机をメモ帳にしているようなものです。

 

4.未処理、パス、処理済みの書類と分類していく

仕事のルールを決めて流れを作るというのがポイントです。

私の場合は朝出社したら顧客からのメールチェックをしていきます。

今週中に製品のサンプルが欲しい、というような案件と見積もり、納期の問い合わせなど早めの回答がいる案件が会った場合は、製品サンプルは「明日以降の自分」にパスします。

私の場合はデスクの左側が「一時データ保管」の空間になっているので、朝すぐに「製品サンプル」の案件は自分から向かって左にメモを貼付けます。

そうして、今日中に回答が必要な案件から順番に処理していくのです。

 

もし順調に仕事が進んだら左側に一時保管した仕事もどんどん進めていき、完了したら処理済みのBOXに分類します。

あれもこれもやろうとすると焦るし、ミスもおきます。

思いきって明日の自分へパス、するのも手です。

 

5.パソコンのデスクトップのフォルダは分類

仕事の遅い人のデスクトップを覗いてみてください・・・デスクトップ一面に謎のデータが羅列されていませんか?

文具と同様に必要なデータがすぐに取り出せないパソコンは、役に立ちません。

必要なデータ以外は定期的に削除して、必要なデータは分類していきましょう。

 

6.パソコンがサクサク動くようにデータも断捨離

人間でもやることがたくさんあると混乱してパンクしてしまうようにパソコンにも「容量」というものがあります。

スマホでもたくさんアプリを起動していると動作が遅くなりますよね?

パソコンもおなじです。

「ディスククリーンアップ」したり不要なデータを削除して、さらに「ゴミ箱」の中も空っぽにしないましょう。インターネットからダウンロードしたPDF、Excelデータも不要なものは削除に限ります。

「ディスククリーンアップ」の方法はOSによるので、ネットで検索したりパソコンに詳しそうな人に聞いてみてください。

 

7.ショートカットキーをマスターせよ。

大抵の人ができているかと思えば意外とできていない人が多いです。

 

Controlキーを押しながら[C]を押せば選択文書のコピー

Controlキーを押しながら[V]を押せば選択文書のペースト(貼付け)

Controlキーを押しながら[X]を押せば選択文書の切り取り

Controlキーを押しながら[P]を押せば文書のプリント

Controlキーを押しながら[A]を押せばメールの本文や文書の前選択

[Page Down]キー 開いているウィンドウの下へのスクロール 

[Page UP]キー 開いているウィンドウの上へのスクロール

などなど、マウスでいちいちクリックしたり、選択したりしなくていい。

ショートカットキーをマスターすれば朝のメールチェックはキーボード操作だけですべて完了できます。

 

私の場合は海外からのお客さんのメールチェックを朝の10分ですべて完了させます。

だいたい30〜休み明けは50通くらいです。

 

いかがでしたか?

コツは、デスク周りをすっきりさせて、自分の仕事のルールを固定することです。

ルーティンな作業での考えることを限りなく減らし、日々の仕事での重要な意思決定にだけ脳みそを使うようにすれば時間効率は上がっていくはずです。

 

あれ、どっかで聞いてことありますか?

そう、これってスティーブ・ジョブズの考え方ですね。

彼は日々の洋服選びに時間を撮られない為に、毎日着る服を固定してしまったのです・・・!そしてアップルの経営に没頭した結果、iPhoneMacbookなど素晴らしい製品が生まれたんですね。

騙されたと思って一度やってみてくださいね。

 

 

 

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